Trier ses emails avec n8n et Claude : le guide pas à pas

Ce guide montre comment construire, dans n8n, un workflow qui lit chaque email entrant, le range dans la bonne catégorie et, pour les demandes clients, prépare une réponse en brouillon que vous relisez avant d'envoyer. Rien ne part sans vous. C'est l'un des premiers processus que nous automatisons chez nos clients, parce qu'il touche tout le monde et qu'il se met en place en une heure.

Ce qu'il vous faut

• n8n, en version cloud ou auto-hébergée. L'auto-hébergement sur un serveur européen garde le workflow et ses données chez vous.
• Une boîte Gmail ou Google Workspace. Pour Outlook, voir la FAQ en bas de page.
• Une clé API Anthropic, créée dans la console Anthropic, pour utiliser Claude.
• Cinq libellés créés à l'avance dans votre boîte : Demande client, Facture et paiement, RH, Prospection reçue, Autre.

Le principe : quatre nœuds

1. Gmail Trigger : récupère chaque nouvel email.
2. Text Classifier, branché sur un sous-nœud Anthropic Chat Model : Claude choisit la catégorie.
3. Gmail, ajout de libellé : une branche par catégorie range l'email.
4. Basic LLM Chain puis Gmail, création de brouillon : pour les demandes clients seulement, Claude rédige une réponse et la dépose en brouillon dans le même fil.

Étape 1 : le déclencheur

Ajoutez un nœud Gmail Trigger et connectez votre compte Google. Interrogez la boîte toutes les minutes, limitez-vous aux emails de la boîte de réception, et désactivez l'option qui simplifie le message : le classifieur a besoin de l'objet et du corps complet.

Pendant la mise au point, mettez le workflow en pause et lancez-le à la main sur des emails déjà reçus. Vous ne voulez pas tester sur le courrier du jour.

Étape 2 : classer avec Claude

Ajoutez un nœud Text Classifier. En entrée, donnez-lui l'expéditeur, l'objet et le corps. Branchez-lui un sous-nœud Anthropic Chat Model avec votre clé API : un modèle Claude rapide et peu coûteux suffit pour classer. Créez ensuite une catégorie par libellé. C'est la description qui fait la qualité du tri, pas le nom :

Demande client : un client ou un prospect pose une question, demande un devis, signale un problème ou attend une réponse de notre part.
Facture et paiement : facture reçue, relance de paiement, avis de virement, note de crédit.
RH : candidature, question d'un salarié, document administratif lié au personnel.
Prospection reçue : un fournisseur ou une agence cherche à nous vendre quelque chose.
Autre : newsletters, notifications automatiques, tout ce qui ne demande aucune action.

Activez l'option qui autorise une catégorie « Autre » quand aucune ne correspond. Puis testez sur 30 vrais emails de votre boîte : si un type d'email part systématiquement dans la mauvaise catégorie, précisez sa description plutôt que d'ajouter une catégorie.

Étape 3 : ranger

Le classifieur a une sortie par catégorie. Sur chacune, ajoutez un nœud Gmail qui ajoute le libellé correspondant au message, en utilisant l'identifiant du message transmis par le déclencheur. Vous pouvez aussi archiver automatiquement la catégorie « Autre » pour alléger la boîte de réception.

Étape 4 : préparer la réponse aux clients

Sur la seule sortie « Demande client », ajoutez un nœud Basic LLM Chain avec un sous-nœud Anthropic Chat Model. Prenez cette fois un modèle plus capable : c'est un texte que vos clients liront. Voici un prompt de départ :

Tu rédiges un brouillon de réponse au nom de [Prénom], [poste] chez [Entreprise].
Ton : professionnel, direct, chaleureux. Vouvoiement. Pas de formule creuse.
Règles :
- Réponds uniquement à ce que le client demande.
- Si une information te manque (prix, délai, disponibilité), écris [À COMPLÉTER : ...]
  au lieu de l'inventer.
- Ne promets aucun délai ni aucun prix.
- 120 mots maximum, signature comprise.
Email reçu :
Expéditeur : {{ expéditeur }}
Objet : {{ objet }}
Message : {{ corps }}

Branchez ensuite un nœud Gmail qui crée un brouillon de réponse dans le même fil, avec le texte produit. Le matin, vos demandes clients vous attendent avec une réponse à relire, compléter et envoyer.

La règle « écris [À COMPLÉTER] au lieu d'inventer » est la plus importante du prompt : un brouillon avec un trou visible est utile, un brouillon avec un prix inventé est dangereux.

Les cinq erreurs que nous voyons le plus

• Envoyer sans relecture dès le premier jour. Gardez le mode brouillon tant que vous n'avez pas mesuré la qualité.
• Des catégories qui se recouvrent. Si un humain hésite entre deux catégories, Claude hésitera aussi.
• Tester sur des emails inventés. Seuls vos vrais emails montrent les cas difficiles.
• Croire que le tri lit les pièces jointes. Ce workflow ne lit que le texte de l'email. Lire une facture PDF et la saisir en comptabilité est un autre workflow.
• Oublier le RGPD : voir la section suivante.

Données personnelles et RGPD

Les emails traités passent par l'API d'Anthropic. Selon les conditions commerciales d'Anthropic, les données envoyées par l'API ne servent pas par défaut à entraîner les modèles. Ajoutez ce traitement à votre registre, n'envoyez que les champs utiles (expéditeur, objet, corps), et hébergez n8n en Europe si vous l'auto-hébergez. Pour des données de santé ou très sensibles, faites le point avec votre DPO avant de démarrer.

Combien ça coûte

n8n est gratuit en auto-hébergement, ou disponible sur abonnement en version cloud. L'API de Claude est facturée à l'usage : pour quelques centaines d'emails par jour avec un modèle rapide pour le tri, la facture se compte généralement en euros, voire en dizaines d'euros par mois. Consultez la grille tarifaire d'Anthropic pour votre volume.

Pour estimer ce que ce tri vous fait gagner, utilisez notre calculateur de coût d'un processus.

Quand passer à un agent sur mesure

Ce workflow suffit pour une boîte et quelques centaines d'emails par jour. Il devient trop juste quand il faut lire les pièces jointes, agir dans votre CRM ou votre ERP, gérer plusieurs boîtes et plusieurs langues, ou mesurer précisément la qualité des réponses. C'est le moment de construire un agent IA sur mesure, branché sur vos outils et suivi dans le temps.